Outlook findet falsche Mailserver

Du nutzt für deine E-Mails einen anderen Anbieter, zum Beispiel Microsoft 365 oder Hosted Exchange, und deine Website liegt bei uns? Dann kann es passieren, dass Outlook bei der Einrichtung unsere Mailserver übernimmt statt die deines Anbieters. Das Konto lässt sich nicht einrichten, das Passwort wird nicht akzeptiert oder Kalender und freigegebene Postfächer fehlen.

Warum passiert das?

Outlook sucht die Einstellungen automatisch. Dabei fragt es zuerst die Website deiner Domain und erst danach deinen Mailanbieter. Ist in der Hosting-Verwaltung die automatische E-Mail-Erkennung noch eingeschaltet, antwortet deine Website mit unseren Mailservern, und Outlook fragt nicht mehr weiter.

Wichtig ist die Reihenfolge: Schaltest du zuerst den E-Mail-Dienst aus, bleibt die automatische E-Mail-Erkennung eingeschaltet und das Häkchen lässt sich nicht mehr ändern. Gehe deshalb genau so vor, wie hier beschrieben.

Schritt 1: Hosting-Verwaltung öffnen

Melde dich in der Hosting-Verwaltung (Plesk) an: So loggst du dich ein

Schritt 2: E-Mail-Einstellungen der Domain öffnen

Klicke links auf «E-Mail», wähle oben den Reiter «E-Mail-Einstellungen» und klicke auf deine Domain.

Schritt 3: Automatische E-Mail-Erkennung ausschalten

Steht der E-Mail-Dienst bereits auf «Für eingehende E-Mails deaktiviert», wähle vorübergehend «Aktiviert». Erst dann lässt sich das Häkchen ändern. Entferne ganz unten das Häkchen bei «Automatische E-Mail-Erkennung aktivieren» und klicke auf «Speichern».

Schritt 4: E-Mail-Dienst ausschalten

Öffne die E-Mail-Einstellungen deiner Domain erneut. Wähle bei «E-Mail-Dienst in dieser Domain» die Option «Für eingehende E-Mails deaktiviert» und klicke auf «Speichern». Die automatische E-Mail-Erkennung bleibt dabei ausgeschaltet.

Achtung: Wähle nicht «Nicht konfiguriert», wenn bei uns noch Postfächer mit E-Mails liegen, die du brauchst. Damit werden alle Postfächer der Domain dauerhaft gelöscht. Mit «Für eingehende E-Mails deaktiviert» kann deine Website, zum Beispiel ein Kontaktformular, weiterhin E-Mails versenden.

Schritt 5: DNS-Einträge prüfen

Alle DNS-Einträge, also MX, Autodiscover, SPF und allfällige weitere, müssen genau so gesetzt sein, wie dein Mailanbieter sie vorgibt. So änderst du sie selbst: DNS Einträge ändern

Möchtest du die Einträge lieber von uns setzen lassen, nutze das Formular DNS Änderung beauftragen (CHF 45 pro Änderung und Domain) und lade die Vorgabe deines Anbieters als Screenshot oder PDF hoch. Beziehst du Microsoft 365 bei uns, setzen wir die Einträge kostenlos: Exchange Online bei FireStorm

Schritt 6: Outlook neu einrichten

Die Änderung ist nach wenigen Minuten aktiv. Entferne danach das Konto in Outlook und richte es neu ein. Outlook merkt sich alte Einstellungen teilweise, deshalb hilft manchmal erst ein neues Outlook-Profil.