OfficeMail nutzen

OfficeMail ist dein Online-Arbeitsplatz im Browser: E-Mail, Kalender, Kontakte, Dateien und Office-Dokumente an einem Ort. Es ist bei jedem Postfach bei FireStorm dabei und ersetzt das bisherige Webmail. Dieser Artikel zeigt dir, wie du dich anmeldest, was du damit machen kannst und wie die Pakete funktionieren.

Anmelden

• Öffne im Browser die Adresse webmail.deinedomain.ch/office (deinedomain.ch ist die Domain deiner E-Mail-Adresse, zum Beispiel webmail.musterdomain.ch/office)
• Melde dich mit deiner vollständigen E-Mail-Adresse und deinem Mailpasswort an
• Die alte Webmail-Adresse funktioniert weiterhin und leitet automatisch nach OfficeMail um

Das Passwort ist dasselbe wie im Mailprogramm. Ändern kannst du es in deiner Hosting-Verwaltung unter E-Mail. Mailprogramme, Handys und Tablets sind von OfficeMail nicht betroffen, sie funktionieren unverändert weiter.

E-Mail

Der Posteingang fasst Konversationen zusammen. Mit dem Knopf «Neue Nachricht» oben links schreibst du eine Mail, beim Eintippen der Empfängeradresse schlägt OfficeMail passende Kontakte vor. Über die Suche findest du Mails nach Absender, Betreff oder Inhalt. Mit Schlagworten markierst du Mails farbig, zum Beispiel «Wichtig» oder «Rechnung».

Signatur und Abwesenheitsmeldung richtest du in den Kontoeinstellungen ein: Klicke in der linken Spalte auf die drei Punkte neben deiner E-Mail-Adresse, dann auf «Kontoeinstellungen». Dort findest du die Abschnitte «Signatur» und «Automatische Antworten». Bei der automatischen Antwort kannst du neu ein Enddatum setzen. Nach diesem Datum schaltet sich die Abwesenheitsmeldung von selbst wieder aus. Eine Weiterleitung legst du wie bisher in deiner Hosting-Verwaltung unter E-Mail an. Kontakte, Kalender und Signaturen aus dem alten Webmail haben wir für dich übernommen.

Kalender

Dein Kalender liegt auf dem Mailserver. Termine, die du in OfficeMail anlegst, erscheinen sofort auf dem Handy, im Tablet und in Outlook, sofern du dort Exchange ActiveSync oder CalDAV eingerichtet hast. Umgekehrt genauso. Einladungen an andere verschickst du direkt aus dem Termin.

Kontakte

Kontakte mit Telefon, Adresse und Foto liegen ebenfalls auf dem Mailserver und sind auf dem Handy dieselben. In Kontaktgruppen fasst du Personen zusammen, zum Beispiel «Kunden» oder «Verein», und schreibst der ganzen Gruppe mit einem Klick.

Dateien

Unter «Dateien» legst du Dokumente und Fotos ab. Jede Datei und jeden Ordner teilst du per Link: Klicke auf das Teilen-Symbol neben der Datei, erstelle einen Link und lege bei Bedarf ein Passwort und ein Ablaufdatum fest. Der Empfänger braucht kein Konto. Ab dem Paket Standard synchronisierst du deine Dateien mit PC, Mac und Handy. Dafür installierst du die Nextcloud-App und gibst als Server-Adresse webmail.deinedomain.ch/office ein.

Office-Dokumente

Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien öffnest du mit einem Klick direkt im Browser. Änderungen werden automatisch gespeichert. Mehrere Personen können dasselbe Dokument gleichzeitig bearbeiten, wenn du es ihnen freigegeben hast. Neue Dokumente erstellst du unter «Dateien» über das Plus-Symbol.

Im Paket Free ist die Bearbeitung auf einige Dokumente pro Tag begrenzt. Ist die Grenze erreicht, öffnet sich das Dokument schreibgeschützt und ein Hinweis erscheint. Am nächsten Tag kannst du wieder bearbeiten, ab dem Paket Solo ohne Begrenzung. Ansehen geht immer.

Aufgaben, Lesezeichen und Passwörter

Unter «Aufgaben» legst du To-dos mit Fälligkeit an. Sie liegen als Aufgaben in deinem Kalender auf dem Mailserver und erscheinen so auch auf dem Handy und in Mailprogrammen, die CalDAV-Aufgaben unterstützen. Ab dem Paket Solo kommt «Lesezeichen» dazu: Links geräteübergreifend sammeln, mit Schlagworten ordnen und über die Browser-Erweiterung synchronisieren. Ab Standard steht der Passwortmanager «Passwörter» bereit, mit Erweiterungen für Chrome, Firefox und Safari sowie Apps für iPhone und Android. Wichtig: Der Tresor ist mit deinem Passwort verschlüsselt, wir können ihn nicht wiederherstellen. Bewahre dein Passwort sicher auf.

Pakete und Upgrade

Das Paket Free ist bei jedem Postfach dabei. Brauchst du mehr, wählst du in OfficeMail über den Menüpunkt «Upgrade» ein grösseres Paket:

• Free: kostenlos, 100 MB Cloud-Speicher, E-Mail, Kalender, Kontakte, Dateien teilen, Office-Dokumente bearbeiten (eingeschränkt), Aufgaben
• Solo: CHF 3.00 pro Monat, 5 GB Cloud-Speicher, Postfach +50 GB, Office-Dokumente unbegrenzt bearbeiten, Lesezeichen, Support per Ticket
• Standard: CHF 5.00 pro Monat, 25 GB Cloud-Speicher, Postfach +100 GB, Datei-Sync für PC, Mac und Handy, Passwortmanager, Chat und Video bis 4 Personen, Telefonsupport
• Premium: CHF 7.00 pro Monat, 100 GB Cloud-Speicher, Postfach +150 GB, bis zu 5 weitere Postfächer einbinden, Video mit Gästen per Link, Support mit Vorrang

Ein Upgrade gilt sofort, die Verrechnung läuft über dein Hosting und ist monatlich kündbar. Ein Wechsel auf ein kleineres Paket wird auf das Ende der laufenden Abrechnungsperiode vorgemerkt. Preise in CHF pro Postfach und Monat inklusive MwSt. Beziehst du dein Hosting über einen Wiederverkäufer, fehlt der Menüpunkt «Upgrade», wende dich in diesem Fall an ihn. Für Teams mit gemeinsamen Ordnern und mehr Speicher gibt es die Business Cloud.

Weitere Postfächer einbinden (Premium)

Mit Premium liest du bis zu 5 weitere Postfächer bei FireStorm in derselben Oberfläche. Öffne die persönlichen Einstellungen (Profilbild oben rechts, dann «Einstellungen»), wähle den Bereich «Mailserver-Kalender» und trage E-Mail-Adresse und Passwort des weiteren Postfachs ein. Es erscheint danach als eigenes Konto in der Mail-App, mit eigenem Kalender und Adressbuch.

Häufige Fragen

• Muss ich etwas installieren? Nein. OfficeMail läuft im Browser auf jedem Gerät. Nur für den Datei-Sync ab Standard gibt es eine App.
• Wo liegen meine Daten? Auf unseren eigenen Servern in der Schweiz.
• Was passiert beim Löschen des Postfachs? Wird das Postfach in der Hosting-Verwaltung gelöscht, wird auch der OfficeMail-Zugang mit den Dateien nach einer Frist von 30 Tagen entfernt. Lade wichtige Dateien vorher herunter.
• Kann ich das alte Webmail weiter nutzen? Nein, die bisherigen Webmail-Oberflächen wurden durch OfficeMail ersetzt. Deine Kontakte, Kalender und Signaturen wurden übernommen.